Informativa sulla Privacy

1. Chi siamo

La presente Informativa sulla Privacy descrive come WEB MARKETING SYSTEM LTD ("HOT", "noi") raccoglie, utilizza, condivide e protegge i tuoi dati personali quando visiti il nostro sito, ci contatti o ti candidi tramite i nostri moduli.

Siamo il titolare del trattamento dei tuoi dati personali. Poiché abbiamo sede nel Regno Unito ma offriamo i nostri servizi anche a persone nell'Unione Europea, questa informativa è redatta per essere conforme sia al UK GDPR sia al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE.

Titolare: WEB MARKETING SYSTEM LTD, Company No. 09018864, 16 Whitehall, Londra SW1A 2DY, Regno Unito.

Per qualsiasi domanda sulla privacy o per esercitare i tuoi diritti, scrivici a support@gohot.io. Non abbiamo nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO); le richieste sono gestite dal nostro team allo stesso indirizzo.

2. A chi si applica questa informativa

La presente informativa si applica ai visitatori del sito, ai potenziali clienti che ci contattano e ai candidati che si propongono per una posizione presso di noi.

3. I dati personali che raccogliamo

Dati che ci fornisci

• Dati di contatto e di richiesta — nome, indirizzo email, numero di telefono, nome dell'azienda, ruolo e tutto ciò che scrivi in un messaggio o nel modulo di contatto.
• Dati di candidatura — nome, recapiti, CV, esperienza professionale e qualsiasi informazione inclusa nella candidatura o negli allegati.
• Comunicazioni — la corrispondenza intercorsa con noi.

Dati che raccogliamo automaticamente

• Dati tecnici e di utilizzo — indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, sistema operativo, pagine di provenienza e modalità di interazione con il sito, raccolti tramite cookie e tecnologie simili (vedi la nostra Cookie Policy).

Dati da altre fonti

Per supportare le nostre attività di marketing e di generazione di contatti possiamo inoltre ottenere dati di contatto aziendali da fonti accessibili al pubblico (come siti web aziendali, reti professionali e directory di settore) e da fornitori di dati affidabili. In tal caso, le categorie di dati sono gli stessi recapiti aziendali sopra indicati e te ne informiamo al più tardi entro un mese, o alla prima comunicazione con te, come previsto dall'articolo 14 del GDPR.

4. Perché usiamo i tuoi dati e basi giuridiche

Trattiamo i tuoi dati personali solo se abbiamo una base giuridica. La tabella seguente indica ogni finalità e la relativa base.

Quando ci basiamo sul legittimo interesse, tali interessi sono lo sviluppo della nostra attività, la promozione dei nostri servizi ad altre aziende, la sicurezza del sito e il miglioramento della nostra offerta; li bilanciamo con i tuoi diritti e puoi opporti in qualsiasi momento. Quando ci basiamo sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare i trattamenti già effettuati.

5. Comunicazioni di marketing

Inviamo comunicazioni di marketing solo dove consentito dalla legge — con il tuo consenso oppure, per i contatti aziendali, sulla base del nostro legittimo interesse. Ogni messaggio contiene un modo semplice per disiscriverti e puoi opporti in qualsiasi momento scrivendo a support@gohot.io. Hai un diritto assoluto di opposizione al marketing diretto.

6. Decisioni automatizzate e intelligenza artificiale

Utilizziamo strumenti basati sull'AI per aiutarci a dare priorità alle richieste (ad esempio valutando la pertinenza di un contatto) e a supportare l'esame delle candidature. Tali strumenti sono solo di supporto: un membro del nostro team esamina l'esito e non adottiamo decisioni che producano effetti giuridici o similmente significativi basate unicamente su trattamenti automatizzati ai sensi dell'articolo 22 del GDPR. Qualora ciò dovesse cambiare, aggiorneremo l'informativa e forniremo le garanzie previste dalla legge.

7. Con chi condividiamo i tuoi dati

Non vendiamo i tuoi dati personali. Li condividiamo solo con:

• Fornitori di servizi (responsabili del trattamento) che ci aiutano a operare — come hosting del sito, invio email, strumenti di marketing automation e di workflow, CRM e analytics — che agiscono secondo le nostre istruzioni e in base a un accordo sul trattamento dei dati.
• Consulenti professionali come legali, commercialisti e assicuratori, ove necessario.
• Autorità o terzi ove richiesto dalla legge o per far valere, esercitare o difendere un diritto in sede legale.

I principali fornitori terzi su cui ci basiamo, tutti operanti in base a un accordo sul trattamento dei dati, sono:

Riesaminiamo regolarmente i nostri fornitori e possiamo fornirti l'elenco aggiornato su richiesta a support@gohot.io.

8. Trasferimenti internazionali di dati

Alcuni dei nostri fornitori si trovano al di fuori del Regno Unito e dello Spazio Economico Europeo (SEE), inclusi gli Stati Uniti. Quando trasferiamo i tuoi dati all'estero ci assicuriamo che siano protetti da una garanzia adeguata, come:

• una decisione di adeguatezza (ad esempio il Data Privacy Framework UE–USA e UK–USA, quando il destinatario è certificato); oppure
• le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea e l'International Data Transfer Agreement (o Addendum) del Regno Unito, insieme a misure aggiuntive ove necessario.

Puoi richiedere una copia della garanzia applicabile scrivendo a support@gohot.io.

9. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati

• Dati di richiesta e di contatto — finché siamo in contatto con te e fino a 24 mesi dall'ultima interazione, salvo tua richiesta di cancellazione anticipata.
• Dati di cliente e di transazione — per la durata del rapporto e per il tempo richiesto dalla legge (di norma fino a 6–7 anni per finalità contabili e fiscali).
• Dati di candidatura — fino a 12 mesi dopo il processo di selezione, poi cancellati, salvo tuo consenso a una conservazione più lunga nel talent pool.
• Dati per il marketing — fino a revoca del consenso o disiscrizione.
• Log di sistema — fino a 30 giorni, per sicurezza e risoluzione dei problemi.
• Analytics aggregati — fino a 26 mesi (solo statistiche, che non ti identificano più).

Quando i dati non sono più necessari, li cancelliamo o anonimizziamo in modo sicuro.

10. Come proteggiamo i tuoi dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate — tra cui cifratura in transito, controlli di accesso e ricorso a fornitori selezionati — per proteggere i tuoi dati personali da perdita, uso improprio e accessi non autorizzati. Nessuna trasmissione su internet è totalmente sicura, ma lavoriamo per proteggere i tuoi dati e riesaminiamo regolarmente le nostre misure.

11. Dati dei minori

Il nostro sito e i nostri servizi sono rivolti ad aziende e professionisti e non sono destinati ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di persone di età inferiore a 16 anni (o all'età minima prevista dal tuo paese). Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati personali, contattaci e provvederemo a cancellarli.

12. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR e del UK GDPR hai il diritto di:

• essere informato su come usiamo i tuoi dati (questa informativa);
• accedere ai dati personali che ti riguardano;
• far rettificare i dati inesatti;
• ottenere la cancellazione dei dati ("diritto all'oblio");
• limitare il trattamento dei tuoi dati;
• opporti al trattamento, incluso un diritto assoluto di opposizione al marketing diretto;
• ricevere i tuoi dati in un formato portabile (portabilità);
• revocare il consenso in qualsiasi momento, ove vi facciamo affidamento;
• non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato che produca effetti giuridici o similmente significativi.

Per esercitare uno di questi diritti scrivici a support@gohot.io. Risponderemo entro un mese (prorogabile di due mesi per richieste complesse) e potremmo dover verificare la tua identità. L'esercizio dei diritti è gratuito nella maggior parte dei casi.

13. Come presentare un reclamo

Ci auguriamo di risolvere ogni questione direttamente, quindi ti invitiamo a contattarci per primi. Hai comunque il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo:

• in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali — garanteprivacy.it;
• nel Regno Unito, l'Information Commissioner's Office (ICO) — ico.org.uk;
• negli altri paesi UE, la tua autorità di controllo locale.

14. Modifiche all'informativa

Possiamo aggiornare periodicamente questa Informativa per riflettere cambiamenti nelle nostre pratiche o nella legge. La data di "ultimo aggiornamento" in alto indica l'ultima revisione e la versione corrente è sempre disponibile in questa pagina. In caso di modifiche significative, adotteremo misure ragionevoli per informarti.

15. Contatti

Per qualsiasi domanda su questa informativa o sui tuoi dati personali, contatta WEB MARKETING SYSTEM LTD a support@gohot.io o per posta a 16 Whitehall, Londra SW1A 2DY, Regno Unito.