Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie WEB MARKETING SYSTEM LTD ("HOT", "wir", "uns" oder "unser") Ihre personenbezogenen Daten erhebt, verwendet, weitergibt und schützt, wenn Sie unsere Website besuchen, uns kontaktieren oder sich über unsere Formulare auf eine Stelle bewerben.

Wir sind der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten. Da wir im Vereinigten Königreich niedergelassen sind, unsere Dienstleistungen aber Personen in der Europäischen Union anbieten, ist diese Erklärung so gestaltet, dass sie sowohl der UK GDPR als auch der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht.

Verantwortlicher: WEB MARKETING SYSTEM LTD, Company No. 09018864, 16 Whitehall, London SW1A 2DY, Vereinigtes Königreich.

Für alle Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter support@gohot.io. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt; Datenschutzanfragen werden von unserem Team unter derselben Anschrift bearbeitet.

2. Für wen diese Erklärung gilt

Diese Erklärung gilt für Besucher unserer Website, für potenzielle Kunden, die uns kontaktieren, sowie für Bewerber, die sich bei uns auf eine Stelle bewerben.

3. Die personenbezogenen Daten, die wir erheben

Daten, die Sie uns übermitteln

• Kontakt- und Anfragedaten — Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname, Funktion sowie alles, was Sie in einer Nachricht oder einem Kontaktformular schreiben.
• Bewerbungsdaten — Name, Kontaktdaten, Lebenslauf/CV, beruflicher Werdegang und alle Informationen, die Sie in Ihrer Bewerbung oder in Anhängen angeben.
• Kommunikation — Aufzeichnungen über den Schriftverkehr, den Sie mit uns führen.

Daten, die wir automatisch erheben

• Technische und Nutzungsdaten — IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, Betriebssystem, verweisende Seiten und die Art und Weise, wie Sie mit der Website interagieren, erhoben über Cookies und ähnliche Technologien (siehe unsere Cookie-Richtlinie).

Daten aus anderen Quellen

Zur Unterstützung unserer Marketing- und Leadgenerierungsaktivitäten können wir außerdem geschäftliche Kontaktdaten aus öffentlich zugänglichen Quellen (etwa Unternehmenswebsites, beruflichen Netzwerken und Branchenverzeichnissen) sowie von vertrauenswürdigen Datenanbietern beziehen. In diesem Fall handelt es sich bei den Datenkategorien um dieselben oben genannten geschäftlichen Kontaktdaten, und wir informieren Sie spätestens innerhalb eines Monats oder bei unserer ersten Kontaktaufnahme mit Ihnen, wie es Artikel 14 der DSGVO verlangt.

4. Warum wir Ihre Daten verwenden und unsere Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn wir eine Rechtsgrundlage dafür haben. Die nachstehende Tabelle führt jeden Zweck und die jeweils herangezogene Grundlage auf.

Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, sind diese Interessen das Wachstum unseres Unternehmens, die Vermarktung unserer Dienstleistungen an andere Unternehmen, die Sicherheit unserer Website und die Verbesserung unseres Angebots; wir wägen sie gegen Ihre Rechte ab, und Sie können jederzeit Widerspruch einlegen. Soweit wir uns auf die Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Verarbeitung berührt wird.

5. Marketingmitteilungen

Wir versenden Marketing nur, soweit das Gesetz es erlaubt — entweder mit Ihrer Einwilligung oder, bei geschäftlichen Kontakten, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses. Jede Marketingnachricht enthält eine einfache Möglichkeit zur Abmeldung, und Sie können sich jederzeit per E-Mail an support@gohot.io abmelden. Sie haben ein uneingeschränktes Recht, der Direktwerbung zu widersprechen.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung und KI

Wir setzen KI-gestützte Tools ein, um Anfragen zu priorisieren (zum Beispiel die Bewertung, wie relevant ein Lead sein könnte) und um die Prüfung von Bewerbungen zu unterstützen. Diese Tools sind nur unterstützend: Ein Mitglied unseres Teams überprüft das Ergebnis, und wir treffen keine Entscheidungen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf Sie haben und ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung im Sinne von Artikel 22 der DSGVO beruhen. Sollte sich dies jemals ändern, werden wir diese Erklärung aktualisieren und die gesetzlich vorgeschriebenen Schutzmaßnahmen bereitstellen.

7. An wen wir Ihre Daten weitergeben

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben sie nur weiter an:

• Dienstleister (Auftragsverarbeiter), die uns beim Betrieb unseres Unternehmens unterstützen — etwa für Website-Hosting, E-Mail-Versand, Marketing-Automatisierungs- und Workflow-Tools, Kundenbeziehungs- und Analyseanbieter —, die nach unseren Weisungen und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags handeln.
• Berufsmäßige Berater wie Rechtsanwälte, Steuerberater und Versicherer, soweit erforderlich.
• Behörden oder Dritte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder abzuwehren.

Die wichtigsten Drittanbieter, auf die wir uns stützen und die alle auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags handeln, sind:

Wir überprüfen unsere Anbieter regelmäßig und stellen Ihnen die aktuelle Liste auf Anfrage unter support@gohot.io zur Verfügung.

8. Internationale Datenübermittlungen

Einige unserer Anbieter befinden sich außerhalb des Vereinigten Königreichs und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), unter anderem in den Vereinigten Staaten. Wenn wir Ihre Daten ins Ausland übermitteln, stellen wir sicher, dass sie durch eine geeignete Garantie geschützt sind, etwa durch:

• einen Angemessenheitsbeschluss (zum Beispiel den EU–US- und UK–US-Data Privacy Framework, sofern der Empfänger zertifiziert ist); oder
• die von der Europäischen Kommission genehmigten Standard Contractual Clauses sowie das UK International Data Transfer Agreement oder den entsprechenden Addendum, gegebenenfalls zusammen mit zusätzlichen Maßnahmen.

Sie können eine Kopie der einschlägigen Garantie per E-Mail an support@gohot.io anfordern.

9. Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren

• Anfrage- und Leaddaten — solange wir mit Ihnen in Kontakt stehen und bis zu 24 Monate nach unserer letzten Interaktion, sofern Sie uns nicht um eine frühere Löschung bitten.
• Kunden- und Transaktionsunterlagen — für die Dauer der Geschäftsbeziehung und solange dies gesetzlich vorgeschrieben ist (in der Regel bis zu 6–7 Jahre für Buchhaltungs- und Steuerzwecke).
• Bewerbungsdaten — bis zu 12 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens und anschließend gelöscht, sofern Sie nicht einwilligen, dass wir sie länger in unserem Talentpool aufbewahren.
• Marketingdaten — bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder sich abmelden.
• Serverprotokolle — bis zu 30 Tage, zu Sicherheits- und Fehlerbehebungszwecken.
• Aggregierte Analysedaten — bis zu 26 Monate (nur Statistiken, die Sie nicht mehr identifizieren).

Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, löschen oder anonymisieren wir sie auf sichere Weise.

10. Wie wir Ihre Daten schützen

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen — einschließlich Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffskontrollen und der Nutzung geprüfter Anbieter —, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Keine Methode der Datenübertragung über das Internet ist vollständig sicher, doch wir bemühen uns, Ihre Daten zu schützen, und überprüfen unsere Maßnahmen regelmäßig.

11. Daten von Kindern

Unsere Website und unsere Dienstleistungen richten sich an Unternehmen und Fachleute und sind nicht an Kinder gerichtet. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Personen unter 16 Jahren (oder dem in Ihrem Land festgelegten Mindestalter). Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte, und wir werden sie löschen.

12. Ihre Rechte

Nach der DSGVO und der UK GDPR haben Sie das Recht:

• darüber informiert zu werden, wie wir Ihre Daten verwenden (diese Erklärung);
• auf die personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern, zuzugreifen;
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
• Ihre Daten löschen zu lassen ("Recht auf Vergessenwerden");
• die Nutzung Ihrer Daten einschränken zu lassen;
• der Verarbeitung zu widersprechen, einschließlich eines uneingeschränkten Rechts, der Direktwerbung zu widersprechen;
• Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit);
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, soweit wir uns darauf stützen;
• keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht und rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen hat.

Um eines dieser Rechte auszuüben, senden Sie uns eine E-Mail an support@gohot.io. Wir antworten innerhalb eines Monats (bei komplexen Anfragen um zwei weitere Monate verlängerbar) und müssen unter Umständen zunächst Ihre Identität überprüfen. Die Ausübung Ihrer Rechte ist in den meisten Fällen kostenlos.

13. Wie Sie sich beschweren können

Wir hoffen, jedes Anliegen direkt klären zu können, daher kontaktieren Sie uns bitte zuerst. Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen:

• in Italien beim Garante per la protezione dei dati personali — garanteprivacy.it;
• im Vereinigten Königreich beim Information Commissioner's Office (ICO) — ico.org.uk;
• in anderen EU-Ländern bei Ihrer örtlichen Aufsichtsbehörde.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken oder der Rechtslage Rechnung zu tragen. Das Datum "Zuletzt aktualisiert" oben zeigt an, wann sie zuletzt überarbeitet wurde, und die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen werden wir angemessene Schritte unternehmen, um Sie zu informieren.

15. Kontakt

Für alle Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren personenbezogenen Daten kontaktieren Sie WEB MARKETING SYSTEM LTD unter support@gohot.io oder per Post an 16 Whitehall, London SW1A 2DY, Vereinigtes Königreich.