Thông tin pháp lý
Chính sách Quyền riêng tư
Cập nhật lần cuối: 18 tháng 6 năm 2026
1. Chúng tôi là ai
Chính sách Quyền riêng tư này giải thích cách WEB MARKETING SYSTEM LTD ("HOT", "chúng tôi") thu thập, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn khi bạn truy cập trang web của chúng tôi, liên hệ với chúng tôi hoặc ứng tuyển một vị trí thông qua các biểu mẫu của chúng tôi.
Chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu đối với dữ liệu cá nhân của bạn. Vì chúng tôi được thành lập tại Vương quốc Anh nhưng cung cấp dịch vụ cho người dân tại Liên minh Châu Âu, chính sách này được thiết kế để tuân thủ cả UK GDPR và Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR) của EU.
Bên kiểm soát: WEB MARKETING SYSTEM LTD, Company No. 09018864, 16 Whitehall, Luân Đôn SW1A 2DY, Vương quốc Anh.
Đối với bất kỳ câu hỏi nào về quyền riêng tư hoặc để thực hiện các quyền của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi tại support@gohot.io. Chúng tôi chưa bổ nhiệm Cán bộ Bảo vệ Dữ liệu; các yêu cầu về quyền riêng tư được xử lý bởi đội ngũ của chúng tôi tại cùng địa chỉ.
2. Đối tượng áp dụng chính sách
Chính sách này áp dụng cho khách truy cập trang web của chúng tôi, các khách hàng tiềm năng liên hệ với chúng tôi và các ứng viên ứng tuyển vào một vị trí với chúng tôi.
3. Dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập
Dữ liệu bạn cung cấp cho chúng tôi
- Dữ liệu liên hệ và yêu cầu — tên, địa chỉ email, số điện thoại, tên công ty, vai trò và bất kỳ nội dung nào bạn viết trong một tin nhắn hoặc biểu mẫu liên hệ.
- Dữ liệu ứng tuyển — tên, thông tin liên hệ, CV/sơ yếu lý lịch, quá trình làm việc và bất kỳ thông tin nào bạn đưa vào hồ sơ ứng tuyển hoặc tệp đính kèm.
- Thư từ liên lạc — bản ghi các thư từ trao đổi giữa bạn và chúng tôi.
Dữ liệu chúng tôi thu thập tự động
- Dữ liệu kỹ thuật và sử dụng — địa chỉ IP, loại trình duyệt và thiết bị, hệ điều hành, các trang giới thiệu và cách bạn tương tác với trang web, được thu thập thông qua cookie và các công nghệ tương tự (xem Chính sách Cookie của chúng tôi).
Dữ liệu từ các nguồn khác
Để hỗ trợ hoạt động tiếp thị và tạo khách hàng tiềm năng, chúng tôi cũng có thể thu thập dữ liệu liên hệ doanh nghiệp từ các nguồn công khai (như trang web công ty, mạng lưới chuyên nghiệp và danh bạ doanh nghiệp) và từ các nhà cung cấp dữ liệu đáng tin cậy. Khi đó, các loại dữ liệu là cùng những thông tin liên hệ doanh nghiệp đã liệt kê ở trên, và chúng tôi sẽ thông báo cho bạn chậm nhất trong vòng một tháng, hoặc tại lần liên hệ đầu tiên với bạn, theo yêu cầu của Article 14 của GDPR.
4. Lý do chúng tôi sử dụng dữ liệu của bạn và cơ sở pháp lý
Chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu cá nhân của bạn khi có cơ sở pháp lý hợp pháp để làm như vậy. Bảng dưới đây nêu rõ từng mục đích và cơ sở mà chúng tôi dựa vào.
| Mục đích | Cơ sở pháp lý |
|---|---|
| Phản hồi yêu cầu của bạn và cung cấp các dịch vụ bạn yêu cầu | Thực hiện hợp đồng hoặc các bước tiền hợp đồng (Art. 6(1)(b)) |
| Gửi thông tin tiếp thị về các dịch vụ của chúng tôi | Sự đồng ý của bạn (Art. 6(1)(a)), hoặc lợi ích hợp pháp của chúng tôi trong tiếp thị trực tiếp B2B (Art. 6(1)(f)) |
| Xác định và liên hệ với khách hàng doanh nghiệp tiềm năng (tạo khách hàng tiềm năng) | Lợi ích hợp pháp của chúng tôi trong việc phát triển doanh nghiệp (Art. 6(1)(f)) |
| Xử lý và đánh giá hồ sơ ứng tuyển | Các bước tiền hợp đồng (Art. 6(1)(b)) và lợi ích hợp pháp của chúng tôi trong việc đánh giá ứng viên (Art. 6(1)(f)) |
| Lưu giữ thông tin của bạn cho các cơ hội trong tương lai (nhóm nhân tài) | Sự đồng ý của bạn (Art. 6(1)(a)) |
| Vận hành, bảo mật, phân tích và cải thiện trang web của chúng tôi | Lợi ích hợp pháp của chúng tôi trong một trang web an toàn, hiệu quả (Art. 6(1)(f)) |
| Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý, thuế và kế toán, và thiết lập hoặc bảo vệ các khiếu nại pháp lý | Nghĩa vụ pháp lý (Art. 6(1)(c)) và lợi ích hợp pháp của chúng tôi (Art. 6(1)(f)) |
Khi chúng tôi dựa vào lợi ích hợp pháp, những lợi ích đó là phát triển doanh nghiệp, tiếp thị dịch vụ của chúng tôi cho các doanh nghiệp khác, giữ cho trang web của chúng tôi an toàn và cải thiện những gì chúng tôi cung cấp; chúng tôi cân bằng chúng với các quyền của bạn và bạn có thể phản đối vào bất kỳ lúc nào. Khi chúng tôi dựa vào sự đồng ý, bạn có thể rút lại sự đồng ý vào bất kỳ lúc nào mà không ảnh hưởng đến việc xử lý đã được thực hiện.
5. Thông tin tiếp thị
Chúng tôi chỉ gửi thông tin tiếp thị khi pháp luật cho phép — hoặc với sự đồng ý của bạn hoặc, đối với các liên hệ doanh nghiệp, trên cơ sở lợi ích hợp pháp của chúng tôi. Mỗi tin nhắn tiếp thị đều bao gồm một cách dễ dàng để hủy đăng ký, và bạn có thể từ chối vào bất kỳ lúc nào bằng cách gửi email tới support@gohot.io. Bạn có quyền tuyệt đối phản đối tiếp thị trực tiếp.
6. Ra quyết định tự động và AI
Chúng tôi sử dụng các công cụ hỗ trợ bởi AI để giúp chúng tôi ưu tiên các yêu cầu (ví dụ, chấm điểm mức độ liên quan của một khách hàng tiềm năng) và hỗ trợ việc xem xét hồ sơ ứng tuyển. Các công cụ này chỉ mang tính hỗ trợ: một thành viên trong đội ngũ của chúng tôi xem xét kết quả, và chúng tôi không đưa ra các quyết định tạo ra hiệu lực pháp lý hoặc các hiệu lực quan trọng tương tự đối với bạn chỉ dựa trên việc xử lý tự động theo nghĩa của Article 22 của GDPR. Nếu điều này thay đổi, chúng tôi sẽ cập nhật chính sách này và cung cấp các biện pháp bảo vệ mà pháp luật yêu cầu.
7. Chúng tôi chia sẻ dữ liệu của bạn với ai
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân của bạn. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu với:
- Các nhà cung cấp dịch vụ (bên xử lý) giúp chúng tôi vận hành doanh nghiệp — chẳng hạn như lưu trữ trang web, gửi email, các công cụ tự động hóa tiếp thị và quy trình làm việc, các nhà cung cấp quản lý quan hệ khách hàng và phân tích — hành động theo chỉ dẫn của chúng tôi theo một thỏa thuận xử lý dữ liệu.
- Các cố vấn chuyên nghiệp như luật sư, kế toán và công ty bảo hiểm, khi cần thiết.
- Cơ quan chức năng hoặc bên thứ ba khi pháp luật yêu cầu, hoặc để thiết lập, thực hiện hoặc bảo vệ các khiếu nại pháp lý.
Các nhà cung cấp bên thứ ba chính mà chúng tôi dựa vào, tất cả đều hành động theo một thỏa thuận xử lý dữ liệu, là:
| Nhà cung cấp | Họ làm gì | Dữ liệu có thể được chuyển đến đâu |
|---|---|---|
| Lưu trữ trang web (chẳng hạn như Vercel) | Lưu trữ và phục vụ trang web này một cách an toàn | EU / US (có biện pháp bảo vệ) |
| Sendy và Elastic Email | Gửi email, bản tin và phản hồi tự động, và quản lý đăng ký | EU / US (có biện pháp bảo vệ) |
| n8n (tự động hóa quy trình làm việc) | Định tuyến và xử lý các biểu mẫu bạn gửi đến hệ thống của chúng tôi | EU |
| Google Analytics 4 | Tạo số liệu thống kê tổng hợp về trang web — chỉ với sự đồng ý của bạn | US (có biện pháp bảo vệ) |
| Google Ads | Đo lường quảng cáo và chuyển đổi — chỉ với sự đồng ý của bạn | US (có biện pháp bảo vệ) |
Chúng tôi xem xét các nhà cung cấp của mình thường xuyên và có thể cung cấp cho bạn danh sách hiện tại theo yêu cầu tại support@gohot.io.
8. Chuyển dữ liệu quốc tế
Một số nhà cung cấp của chúng tôi đặt trụ sở bên ngoài Vương quốc Anh và Khu vực Kinh tế Châu Âu (EEA), bao gồm cả ở Hoa Kỳ. Khi chúng tôi chuyển dữ liệu của bạn ra nước ngoài, chúng tôi đảm bảo dữ liệu được bảo vệ bằng một biện pháp bảo vệ phù hợp, chẳng hạn như:
- một quyết định về tính đầy đủ (ví dụ, Data Privacy Framework EU–US và UK–US, khi bên nhận đã được chứng nhận); hoặc
- các Standard Contractual Clauses được Ủy ban Châu Âu phê duyệt, và UK International Data Transfer Agreement hoặc Phụ lục, cùng với các biện pháp bổ sung khi cần thiết.
Bạn có thể yêu cầu một bản sao của biện pháp bảo vệ liên quan bằng cách gửi email tới support@gohot.io.
9. Chúng tôi lưu giữ dữ liệu của bạn trong bao lâu
- Dữ liệu yêu cầu và khách hàng tiềm năng — trong thời gian chúng tôi còn liên hệ với bạn và tối đa 24 tháng sau lần tương tác cuối cùng, trừ khi bạn yêu cầu chúng tôi xóa sớm hơn.
- Hồ sơ khách hàng và giao dịch — trong suốt thời gian của mối quan hệ và miễn là pháp luật yêu cầu (thường lên đến 6–7 năm cho mục đích kế toán và thuế).
- Dữ liệu ứng tuyển — tối đa 12 tháng sau quy trình tuyển dụng, sau đó bị xóa, trừ khi bạn đồng ý cho chúng tôi lưu giữ lâu hơn trong nhóm nhân tài.
- Dữ liệu tiếp thị — cho đến khi bạn rút lại sự đồng ý hoặc hủy đăng ký.
- Nhật ký máy chủ — tối đa 30 ngày, cho mục đích bảo mật và khắc phục sự cố.
- Phân tích tổng hợp — tối đa 26 tháng (chỉ số liệu thống kê, không còn nhận dạng bạn nữa).
Khi dữ liệu không còn cần thiết, chúng tôi xóa hoặc ẩn danh hóa dữ liệu một cách an toàn.
10. Chúng tôi bảo mật dữ liệu của bạn như thế nào
Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp — bao gồm mã hóa khi truyền tải, kiểm soát truy cập và việc sử dụng các nhà cung cấp đã được thẩm định — để bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn khỏi mất mát, lạm dụng và truy cập trái phép. Không có phương thức truyền tải nào qua internet là hoàn toàn an toàn, nhưng chúng tôi nỗ lực bảo vệ dữ liệu của bạn và xem xét các biện pháp của mình thường xuyên.
11. Dữ liệu của trẻ em
Trang web và dịch vụ của chúng tôi dành cho các doanh nghiệp và chuyên gia và không hướng đến trẻ em. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân từ bất kỳ ai dưới 16 tuổi (hoặc độ tuổi tối thiểu do quốc gia của bạn quy định). Nếu bạn tin rằng một trẻ em đã cung cấp cho chúng tôi dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ với chúng tôi và chúng tôi sẽ xóa dữ liệu đó.
12. Các quyền của bạn
Theo GDPR và UK GDPR, bạn có quyền:
- được thông báo về cách chúng tôi sử dụng dữ liệu của bạn (chính sách này);
- truy cập dữ liệu cá nhân mà chúng tôi nắm giữ về bạn;
- chỉnh sửa dữ liệu không chính xác;
- xóa dữ liệu của bạn ("quyền được lãng quên");
- hạn chế cách chúng tôi sử dụng dữ liệu của bạn;
- phản đối việc xử lý của chúng tôi, bao gồm quyền tuyệt đối phản đối tiếp thị trực tiếp;
- nhận dữ liệu của bạn ở định dạng có thể di chuyển được (tính di động của dữ liệu);
- rút lại sự đồng ý vào bất kỳ lúc nào, khi chúng tôi dựa vào sự đồng ý đó;
- không bị áp dụng một quyết định chỉ dựa trên xử lý tự động mà tạo ra hiệu lực pháp lý hoặc các hiệu lực quan trọng tương tự.
Để thực hiện bất kỳ quyền nào trong số này, hãy gửi email cho chúng tôi tại support@gohot.io. Chúng tôi sẽ phản hồi trong vòng một tháng (có thể gia hạn thêm hai tháng đối với các yêu cầu phức tạp) và có thể cần xác minh danh tính của bạn trước. Việc thực hiện các quyền của bạn là miễn phí trong hầu hết các trường hợp.
13. Cách khiếu nại
Chúng tôi hy vọng giải quyết mọi mối quan ngại một cách trực tiếp, vì vậy vui lòng liên hệ với chúng tôi trước. Bạn cũng có quyền nộp đơn khiếu nại với một cơ quan giám sát bảo vệ dữ liệu:
- tại Ý, Garante per la protezione dei dati personali — garanteprivacy.it;
- tại Vương quốc Anh, Information Commissioner's Office (ICO) — ico.org.uk;
- tại các quốc gia EU khác, cơ quan giám sát địa phương của bạn.
14. Thay đổi đối với chính sách này
Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách Quyền riêng tư này theo thời gian để phản ánh những thay đổi trong thực tiễn của chúng tôi hoặc trong pháp luật. Ngày "cập nhật lần cuối" ở đầu trang cho biết khi nào chính sách được sửa đổi gần nhất, và phiên bản hiện tại luôn có sẵn trên trang này. Khi các thay đổi là đáng kể, chúng tôi sẽ thực hiện các bước hợp lý để thông báo cho bạn.
15. Liên hệ với chúng tôi
Đối với bất kỳ câu hỏi nào về chính sách này hoặc dữ liệu cá nhân của bạn, hãy liên hệ với WEB MARKETING SYSTEM LTD tại support@gohot.io, hoặc qua đường bưu điện tại 16 Whitehall, Luân Đôn SW1A 2DY, Vương quốc Anh.