गोपनीयता नीति

1. हम कौन हैं

यह गोपनीयता नीति बताती है कि जब आप हमारी वेबसाइट पर जाते हैं, हमसे संपर्क करते हैं, या हमारे फ़ॉर्म के माध्यम से किसी भूमिका के लिए आवेदन करते हैं, तो WEB MARKETING SYSTEM LTD ("HOT", "हम" या "हमारा") आपके व्यक्तिगत डेटा को किस प्रकार एकत्र, उपयोग, साझा और सुरक्षित करता है।

हम आपके व्यक्तिगत डेटा के डेटा नियंत्रक हैं। चूँकि हम यूनाइटेड किंगडम में स्थापित हैं लेकिन यूरोपीय संघ के लोगों को अपनी सेवाएँ प्रदान करते हैं, इसलिए यह नीति UK GDPR और EU सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन (GDPR) दोनों का पालन करने के लिए तैयार की गई है।

नियंत्रक: WEB MARKETING SYSTEM LTD, Company No. 09018864, 16 Whitehall, London SW1A 2DY, यूनाइटेड किंगडम।

किसी भी गोपनीयता संबंधी प्रश्न के लिए या अपने अधिकारों का प्रयोग करने के लिए, हमसे support@gohot.io पर संपर्क करें। हमने कोई डेटा संरक्षण अधिकारी नियुक्त नहीं किया है; गोपनीयता अनुरोधों को हमारी टीम द्वारा इसी पते पर संभाला जाता है।

2. यह नीति किसके लिए है

यह नीति हमारी वेबसाइट के आगंतुकों, हमसे संपर्क करने वाले संभावित ग्राहकों और हमारे साथ किसी भूमिका के लिए आवेदन करने वाले उम्मीदवारों पर लागू होती है।

3. हम जो व्यक्तिगत डेटा एकत्र करते हैं

डेटा जो आप हमें देते हैं

संपर्क और पूछताछ डेटा — नाम, ईमेल पता, फ़ोन नंबर, कंपनी का नाम, भूमिका, और संदेश या संपर्क फ़ॉर्म में आपके द्वारा लिखी गई कोई भी बात।
नौकरी-आवेदन डेटा — नाम, संपर्क विवरण, CV/रिज़्यूमे, कार्य इतिहास, और आपके आवेदन या संलग्नकों में शामिल कोई भी जानकारी।
संचार — आपके द्वारा हमारे साथ किए गए पत्राचार के रिकॉर्ड।

डेटा जो हम स्वतः एकत्र करते हैं

तकनीकी और उपयोग डेटा — IP पता, ब्राउज़र और डिवाइस का प्रकार, ऑपरेटिंग सिस्टम, संदर्भित पृष्ठ, और आप साइट के साथ किस प्रकार संवाद करते हैं, जो कुकीज़ और समान तकनीकों के माध्यम से एकत्र किया जाता है (हमारी Cookie Policy देखें)।

अन्य स्रोतों से डेटा

अपनी मार्केटिंग और लीड-जनरेशन गतिविधि को समर्थन देने के लिए हम सार्वजनिक रूप से सुलभ स्रोतों (जैसे कंपनी वेबसाइटें, पेशेवर नेटवर्क और व्यावसायिक निर्देशिकाएँ) और विश्वसनीय डेटा प्रदाताओं से व्यावसायिक-संपर्क डेटा भी प्राप्त कर सकते हैं। जब हम ऐसा करते हैं, तो डेटा की श्रेणियाँ ऊपर सूचीबद्ध वही व्यावसायिक-संपर्क विवरण होती हैं, और हम आपको GDPR के Article 14 के अनुसार अधिकतम एक माह के भीतर, या आपके साथ हमारे पहले संपर्क पर, सूचित करते हैं।

4. हम आपके डेटा का उपयोग क्यों करते हैं और हमारा कानूनी आधार

हम आपके व्यक्तिगत डेटा को केवल तभी संसाधित करते हैं जब हमारे पास ऐसा करने का कोई वैध आधार हो। नीचे दी गई तालिका प्रत्येक उद्देश्य और उस आधार को निर्धारित करती है जिस पर हम निर्भर करते हैं।

उद्देश्य	कानूनी आधार
आपकी पूछताछ का उत्तर देना और आपके द्वारा अनुरोधित सेवाएँ प्रदान करना	अनुबंध का निष्पादन या पूर्व-अनुबंध चरण (Art. 6(1)(b))
हमारी सेवाओं के बारे में मार्केटिंग संचार भेजना	आपकी सहमति (Art. 6(1)(a)), या B2B प्रत्यक्ष मार्केटिंग में हमारा वैध हित (Art. 6(1)(f))
संभावित व्यावसायिक ग्राहकों की पहचान और संपर्क करना (लीड जनरेशन)	अपने व्यवसाय को बढ़ाने में हमारा वैध हित (Art. 6(1)(f))
नौकरी के आवेदनों को संसाधित और मूल्यांकित करना	पूर्व-अनुबंध चरण (Art. 6(1)(b)) और उम्मीदवारों के मूल्यांकन में हमारा वैध हित (Art. 6(1)(f))
भविष्य के अवसरों के लिए आपके विवरण रखना (टैलेंट पूल)	आपकी सहमति (Art. 6(1)(a))
हमारी वेबसाइट को संचालित, सुरक्षित, विश्लेषित और बेहतर बनाना	एक सुरक्षित, प्रभावी वेबसाइट में हमारा वैध हित (Art. 6(1)(f))
कानूनी, कर और लेखांकन दायित्वों का पालन करना, और कानूनी दावों को स्थापित या रक्षा करना	कानूनी दायित्व (Art. 6(1)(c)) और हमारे वैध हित (Art. 6(1)(f))

जहाँ हम वैध हितों पर निर्भर करते हैं, वे हित हमारे व्यवसाय को बढ़ाना, अन्य व्यवसायों को अपनी सेवाओं की मार्केटिंग करना, अपनी वेबसाइट को सुरक्षित रखना और हम जो प्रदान करते हैं उसमें सुधार करना हैं; हम उन्हें आपके अधिकारों के विरुद्ध संतुलित करते हैं और आप किसी भी समय आपत्ति कर सकते हैं। जहाँ हम सहमति पर निर्भर करते हैं, आप पहले से किए गए प्रसंस्करण को प्रभावित किए बिना किसी भी समय इसे वापस ले सकते हैं।

5. मार्केटिंग संचार

हम मार्केटिंग केवल वहीं भेजते हैं जहाँ कानून अनुमति देता है — या तो आपकी सहमति से या, व्यावसायिक संपर्कों के लिए, हमारे वैध हित के आधार पर। प्रत्येक मार्केटिंग संदेश में सदस्यता समाप्त करने का एक आसान तरीका शामिल होता है, और आप किसी भी समय support@gohot.io पर ईमेल करके ऑप्ट आउट कर सकते हैं। आपके पास प्रत्यक्ष मार्केटिंग पर आपत्ति करने का पूर्ण अधिकार है।

6. स्वचालित निर्णय-निर्माण और AI

हम पूछताछ को प्राथमिकता देने में सहायता के लिए (उदाहरण के लिए, यह आकलन करना कि कोई लीड कितना प्रासंगिक हो सकता है) और नौकरी के आवेदनों की समीक्षा में समर्थन के लिए AI-सहायता प्राप्त उपकरणों का उपयोग करते हैं। ये उपकरण केवल सहायक हैं: हमारी टीम का एक सदस्य परिणाम की समीक्षा करता है, और हम GDPR के Article 22 के अर्थ के भीतर केवल स्वचालित प्रसंस्करण के आधार पर आपके बारे में कानूनी या समान रूप से महत्वपूर्ण प्रभाव उत्पन्न करने वाले निर्णय नहीं लेते। यदि यह कभी बदलता है, तो हम इस नीति को अद्यतन करेंगे और कानून द्वारा आवश्यक सुरक्षा उपाय प्रदान करेंगे।

7. हम आपके डेटा को किसके साथ साझा करते हैं

हम आपके व्यक्तिगत डेटा को नहीं बेचते। हम इसे केवल निम्न के साथ साझा करते हैं:

सेवा प्रदाता (प्रसंस्करणकर्ता) जो हमारे व्यवसाय को चलाने में हमारी मदद करते हैं — जैसे वेबसाइट होस्टिंग, ईमेल वितरण, मार्केटिंग-स्वचालन और वर्कफ़्लो उपकरण, ग्राहक-संबंध और विश्लेषण प्रदाता — जो डेटा-प्रसंस्करण अनुबंध के तहत हमारे निर्देशों पर कार्य करते हैं।
पेशेवर सलाहकार जैसे वकील, लेखाकार और बीमाकर्ता, जहाँ आवश्यक हो।
प्राधिकरण या तृतीय पक्ष जहाँ हमें कानून द्वारा आवश्यक हो, या कानूनी दावों को स्थापित, प्रयोग या रक्षा करने के लिए।

मुख्य तृतीय-पक्ष प्रदाता जिन पर हम निर्भर हैं, सभी डेटा-प्रसंस्करण अनुबंध के तहत कार्य करते हुए, ये हैं:

प्रदाता	वे क्या करते हैं	डेटा कहाँ जा सकता है
वेबसाइट होस्टिंग (जैसे Vercel)	इस वेबसाइट को होस्ट करना और सुरक्षित रूप से प्रस्तुत करना	EU / US (सुरक्षा उपायों के साथ)
Sendy और Elastic Email	ईमेल, न्यूज़लेटर और ऑटोरेस्पॉन्डर भेजना, और सदस्यताओं का प्रबंधन	EU / US (सुरक्षा उपायों के साथ)
n8n (वर्कफ़्लो स्वचालन)	आपके फ़ॉर्म सबमिशन को हमारे सिस्टम में रूट और संसाधित करना	EU
Google Analytics 4	समग्र वेबसाइट आँकड़े तैयार करना — केवल आपकी सहमति के साथ	US (सुरक्षा उपायों के साथ)
Google Ads	विज्ञापन और रूपांतरणों को मापना — केवल आपकी सहमति के साथ	US (सुरक्षा उपायों के साथ)

हम अपने प्रदाताओं की नियमित रूप से समीक्षा करते हैं और अनुरोध पर support@gohot.io पर आपको वर्तमान सूची दे सकते हैं।

8. अंतरराष्ट्रीय डेटा स्थानांतरण

हमारे कुछ प्रदाता यूनाइटेड किंगडम और यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र (EEA) के बाहर स्थित हैं, जिसमें यूनाइटेड स्टेट्स भी शामिल है। जब हम आपके डेटा को विदेश स्थानांतरित करते हैं तो हम सुनिश्चित करते हैं कि यह एक उपयुक्त सुरक्षा उपाय द्वारा संरक्षित हो, जैसे:

एक पर्याप्तता निर्णय (उदाहरण के लिए, EU–US और UK–US Data Privacy Framework, जहाँ प्राप्तकर्ता प्रमाणित हो); या
यूरोपीय आयोग द्वारा अनुमोदित Standard Contractual Clauses, और UK International Data Transfer Agreement या परिशिष्ट, आवश्यकता पड़ने पर अतिरिक्त उपायों के साथ।

आप support@gohot.io पर ईमेल करके संबंधित सुरक्षा उपाय की एक प्रति का अनुरोध कर सकते हैं।

9. हम आपका डेटा कितने समय तक रखते हैं

पूछताछ और लीड डेटा — जब तक हम आपके साथ संपर्क में हैं और हमारी अंतिम बातचीत के बाद 24 माह तक, जब तक कि आप हमसे इसे पहले मिटाने के लिए न कहें।
ग्राहक और लेन-देन रिकॉर्ड — संबंध की अवधि तक और जब तक कानून द्वारा आवश्यक हो (लेखांकन और कर के लिए आमतौर पर 6–7 वर्ष तक)।
नौकरी-आवेदन डेटा — भर्ती प्रक्रिया के बाद 12 माह तक, फिर मिटा दिया जाता है, जब तक कि आप हमारे टैलेंट पूल में इसे अधिक समय तक रखने की सहमति न दें।
मार्केटिंग डेटा — जब तक आप सहमति वापस नहीं लेते या सदस्यता समाप्त नहीं करते।
सर्वर लॉग — सुरक्षा और समस्या निवारण के लिए 30 दिन तक।
समग्र विश्लेषण — 26 माह तक (केवल आँकड़े, जो अब आपकी पहचान नहीं करते)।

जब डेटा की आवश्यकता नहीं रह जाती तो हम इसे सुरक्षित रूप से मिटा देते हैं या अनाम बना देते हैं।

10. हम आपका डेटा कैसे सुरक्षित रखते हैं

हम आपके व्यक्तिगत डेटा को हानि, दुरुपयोग और अनधिकृत पहुँच से बचाने के लिए उपयुक्त तकनीकी और संगठनात्मक उपाय लागू करते हैं — जिसमें ट्रांज़िट में एन्क्रिप्शन, पहुँच नियंत्रण और जाँचे-परखे प्रदाताओं का उपयोग शामिल है। इंटरनेट पर प्रसारण की कोई भी विधि पूरी तरह सुरक्षित नहीं है, लेकिन हम आपके डेटा की सुरक्षा के लिए कार्य करते हैं और अपने उपायों की नियमित समीक्षा करते हैं।

11. बच्चों का डेटा

हमारी वेबसाइट और सेवाएँ व्यवसायों और पेशेवरों के लिए हैं और बच्चों की ओर निर्देशित नहीं हैं। हम जानबूझकर 16 वर्ष से कम आयु (या आपके देश द्वारा निर्धारित न्यूनतम आयु) के किसी भी व्यक्ति से व्यक्तिगत डेटा एकत्र नहीं करते। यदि आपको लगता है कि किसी बच्चे ने हमें व्यक्तिगत डेटा प्रदान किया है, तो कृपया हमसे संपर्क करें और हम इसे मिटा देंगे।

12. आपके अधिकार

GDPR और UK GDPR के तहत आपको निम्न अधिकार हैं:

यह सूचित किया जाना कि हम आपके डेटा का उपयोग कैसे करते हैं (यह नीति);
हमारे पास मौजूद आपके व्यक्तिगत डेटा तक पहुँच प्राप्त करना;
गलत डेटा को सुधरवाना;
अपने डेटा को मिटवाना ("भूल जाने का अधिकार");
हम आपके डेटा का उपयोग कैसे करते हैं उसे प्रतिबंधित करना;
हमारे प्रसंस्करण पर आपत्ति करना, जिसमें प्रत्यक्ष मार्केटिंग पर आपत्ति करने का पूर्ण अधिकार शामिल है;
अपने डेटा को एक पोर्टेबल प्रारूप में प्राप्त करना (डेटा पोर्टेबिलिटी);
जहाँ हम उस पर निर्भर हैं, किसी भी समय सहमति वापस लेना;
केवल स्वचालित प्रसंस्करण पर आधारित ऐसे निर्णय के अधीन न होना जो कानूनी या समान रूप से महत्वपूर्ण प्रभाव उत्पन्न करता हो।

इनमें से किसी भी अधिकार का प्रयोग करने के लिए, हमें support@gohot.io पर ईमेल करें। हम एक माह के भीतर उत्तर देंगे (जटिल अनुरोधों के लिए दो माह और बढ़ाया जा सकता है) और हमें पहले आपकी पहचान सत्यापित करने की आवश्यकता हो सकती है। अधिकतर मामलों में अपने अधिकारों का प्रयोग करना निःशुल्क है।

13. शिकायत कैसे करें

हम किसी भी चिंता को सीधे हल करने की आशा करते हैं, इसलिए कृपया पहले हमसे संपर्क करें। आपको किसी डेटा-संरक्षण पर्यवेक्षी प्राधिकरण के पास शिकायत दर्ज करने का अधिकार भी है:

इटली में, Garante per la protezione dei dati personali — garanteprivacy.it;
यूनाइटेड किंगडम में, Information Commissioner's Office (ICO) — ico.org.uk;
अन्य EU देशों में, आपका स्थानीय पर्यवेक्षी प्राधिकरण।

14. इस नीति में परिवर्तन

हम अपनी प्रथाओं या कानून में परिवर्तनों को प्रतिबिंबित करने के लिए समय-समय पर इस गोपनीयता नीति को अद्यतन कर सकते हैं। शीर्ष पर "अंतिम अद्यतन" तिथि दर्शाती है कि इसे अंतिम बार कब संशोधित किया गया था, और वर्तमान संस्करण हमेशा इस पृष्ठ पर उपलब्ध रहता है। जहाँ परिवर्तन महत्वपूर्ण हों, हम आपको सूचित करने के लिए उचित कदम उठाएँगे।

15. हमसे संपर्क करें

इस नीति या आपके व्यक्तिगत डेटा के बारे में किसी भी प्रश्न के लिए, WEB MARKETING SYSTEM LTD से support@gohot.io पर, या डाक द्वारा 16 Whitehall, London SW1A 2DY, यूनाइटेड किंगडम पर संपर्क करें।