Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

La présente Politique de confidentialité explique comment WEB MARKETING SYSTEM LTD (« HOT », « nous » ou « notre ») collecte, utilise, partage et protège vos données personnelles lorsque vous visitez notre site web, nous contactez ou postulez à un poste via nos formulaires.

Nous sommes le responsable du traitement de vos données personnelles. Comme nous sommes établis au Royaume-Uni mais proposons nos services à des personnes situées dans l'Union européenne, la présente politique est conçue pour être conforme à la fois au UK GDPR et au Règlement général sur la protection des données (GDPR) de l'UE.

Responsable du traitement : WEB MARKETING SYSTEM LTD, Company No. 09018864, 16 Whitehall, Londres SW1A 2DY, Royaume-Uni.

Pour toute question relative à la confidentialité ou pour exercer vos droits, contactez-nous à support@gohot.io. Nous n'avons pas désigné de Délégué à la protection des données ; les demandes relatives à la confidentialité sont traitées par notre équipe à la même adresse.

2. Qui est concerné par la présente politique

La présente politique s'applique aux visiteurs de notre site web, aux clients potentiels qui nous contactent et aux candidats qui postulent à un poste chez nous.

3. Les données personnelles que nous collectons

Les données que vous nous fournissez

Données de contact et de demande — nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom de la société, fonction, et tout ce que vous écrivez dans un message ou un formulaire de contact.
Données de candidature — nom, coordonnées, CV, parcours professionnel et toute information que vous incluez dans votre candidature ou vos pièces jointes.
Communications — l'historique de la correspondance échangée avec nous.

Les données que nous collectons automatiquement

Données techniques et d'utilisation — adresse IP, type de navigateur et d'appareil, système d'exploitation, pages de provenance et manière dont vous interagissez avec le site, collectées au moyen de cookies et de technologies similaires (voir notre Politique relative aux cookies).

Les données provenant d'autres sources

Pour soutenir nos activités de marketing et de génération de prospects, nous pouvons également obtenir des données de contact professionnelles à partir de sources accessibles au public (telles que les sites web d'entreprises, les réseaux professionnels et les annuaires d'affaires) et auprès de fournisseurs de données de confiance. Lorsque tel est le cas, les catégories de données sont les mêmes coordonnées professionnelles que celles énumérées ci-dessus, et nous vous en informons au plus tard dans un délai d'un mois, ou lors de notre premier contact avec vous, comme l'exige l'article 14 du GDPR.

4. Pourquoi nous utilisons vos données et notre base légale

Nous ne traitons vos données personnelles que lorsque nous disposons d'une base légale pour le faire. Le tableau ci-dessous présente chaque finalité et la base sur laquelle nous nous fondons.

Finalité	Base légale
Répondre à votre demande et fournir les services que vous sollicitez	Exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b))
Envoyer des communications marketing concernant nos services	Votre consentement (Art. 6(1)(a)), ou notre intérêt légitime au marketing direct B2B (Art. 6(1)(f))
Identifier et contacter des clients professionnels potentiels (génération de prospects)	Notre intérêt légitime à développer notre activité (Art. 6(1)(f))
Traiter et évaluer les candidatures	Mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b)) et notre intérêt légitime à évaluer les candidats (Art. 6(1)(f))
Conserver vos coordonnées pour de futures opportunités (vivier de talents)	Votre consentement (Art. 6(1)(a))
Exploiter, sécuriser, analyser et améliorer notre site web	Notre intérêt légitime à disposer d'un site web sûr et efficace (Art. 6(1)(f))
Respecter les obligations légales, fiscales et comptables, et faire valoir ou défendre des droits en justice	Obligation légale (Art. 6(1)(c)) et nos intérêts légitimes (Art. 6(1)(f))

Lorsque nous nous fondons sur les intérêts légitimes, ces intérêts consistent à développer notre activité, à promouvoir nos services auprès d'autres entreprises, à maintenir la sécurité de notre site web et à améliorer notre offre ; nous les mettons en balance avec vos droits et vous pouvez vous y opposer à tout moment. Lorsque nous nous fondons sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans que cela n'affecte les traitements déjà effectués.

5. Communications marketing

Nous n'envoyons des communications marketing que lorsque la loi le permet — soit avec votre consentement, soit, pour les contacts professionnels, sur la base de notre intérêt légitime. Chaque message marketing comporte un moyen simple de se désabonner, et vous pouvez vous y opposer à tout moment en écrivant à support@gohot.io. Vous disposez d'un droit absolu d'opposition au marketing direct.

6. Décisions automatisées et IA

Nous utilisons des outils assistés par l'IA pour nous aider à hiérarchiser les demandes (par exemple, en évaluant la pertinence potentielle d'un prospect) et pour soutenir l'examen des candidatures. Ces outils sont uniquement d'assistance : un membre de notre équipe examine le résultat, et nous ne prenons pas de décisions produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires vous concernant fondées uniquement sur un traitement automatisé au sens de l'article 22 du GDPR. Si cela venait à changer, nous mettrions à jour la présente politique et fournirions les garanties exigées par la loi.

7. Avec qui nous partageons vos données

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous ne les partageons qu'avec :

Des prestataires de services (sous-traitants) qui nous aident à exploiter notre activité — tels que l'hébergement du site web, l'envoi d'e-mails, les outils d'automatisation marketing et de flux de travail, les fournisseurs de gestion de la relation client et d'analyse — agissant selon nos instructions dans le cadre d'un accord de traitement des données.
Des conseillers professionnels tels que des avocats, des experts-comptables et des assureurs, lorsque cela est nécessaire.
Des autorités ou des tiers lorsque la loi l'exige, ou pour faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice.

Les principaux fournisseurs tiers sur lesquels nous nous appuyons, tous agissant dans le cadre d'un accord de traitement des données, sont :

Fournisseur	Ce qu'ils font	Où les données peuvent être transférées
Hébergement du site web (tel que Vercel)	Héberger et diffuser ce site web en toute sécurité	UE / US (avec garanties)
Sendy et Elastic Email	Envoyer des e-mails, des newsletters et des répondeurs automatiques, et gérer les abonnements	UE / US (avec garanties)
n8n (automatisation des flux de travail)	Acheminer et traiter les soumissions de vos formulaires vers nos systèmes	UE
Google Analytics 4	Produire des statistiques agrégées sur le site web — uniquement avec votre consentement	US (avec garanties)
Google Ads	Mesurer la publicité et les conversions — uniquement avec votre consentement	US (avec garanties)

Nous réexaminons régulièrement nos fournisseurs et pouvons vous communiquer la liste actuelle sur demande à support@gohot.io.

8. Transferts internationaux de données

Certains de nos fournisseurs sont situés en dehors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen (EEA), y compris aux États-Unis. Lorsque nous transférons vos données à l'étranger, nous veillons à ce qu'elles soient protégées par une garantie appropriée, telle que :

une décision d'adéquation (par exemple, le Data Privacy Framework UE–US et UK–US, lorsque le destinataire est certifié) ; ou
les Standard Contractual Clauses approuvées par la Commission européenne, et le UK International Data Transfer Agreement ou son Addendum, accompagnés de mesures supplémentaires si nécessaire.

Vous pouvez demander une copie de la garantie applicable en écrivant à support@gohot.io.

9. Combien de temps nous conservons vos données

Données de demande et de prospection — aussi longtemps que nous restons en contact avec vous et jusqu'à 24 mois après notre dernière interaction, sauf si vous nous demandez de les supprimer plus tôt.
Dossiers clients et de transactions — pendant toute la durée de la relation et aussi longtemps que la loi l'exige (généralement jusqu'à 6 à 7 ans à des fins comptables et fiscales).
Données de candidature — jusqu'à 12 mois après le processus de recrutement, puis supprimées, sauf si vous consentez à ce que nous les conservions plus longtemps dans notre vivier de talents.
Données marketing — jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement ou vous désabonniez.
Journaux de serveur — jusqu'à 30 jours, à des fins de sécurité et de dépannage.
Statistiques agrégées — jusqu'à 26 mois (statistiques uniquement, qui ne permettent plus de vous identifier).

Lorsque les données ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les anonymisons de manière sécurisée.

10. Comment nous protégeons vos données

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées — notamment le chiffrement en transit, des contrôles d'accès et le recours à des fournisseurs sélectionnés — afin de protéger vos données personnelles contre la perte, l'usage abusif et l'accès non autorisé. Aucune méthode de transmission sur internet n'est totalement sécurisée, mais nous nous efforçons de protéger vos données et réexaminons régulièrement nos mesures.

11. Données des enfants

Notre site web et nos services sont destinés aux entreprises et aux professionnels et ne s'adressent pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès de toute personne âgée de moins de 16 ans (ou l'âge minimum fixé par votre pays). Si vous pensez qu'un enfant nous a fourni des données personnelles, veuillez nous contacter et nous les supprimerons.

12. Vos droits

Au titre du GDPR et du UK GDPR, vous avez le droit de :

être informé de la manière dont nous utilisons vos données (la présente politique) ;
accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
faire rectifier les données inexactes ;
faire effacer vos données (« droit à l'oubli ») ;
limiter la manière dont nous utilisons vos données ;
vous opposer à notre traitement, y compris un droit absolu d'opposition au marketing direct ;
recevoir vos données dans un format portable (portabilité des données) ;
retirer votre consentement à tout moment, lorsque nous nous fondons sur celui-ci ;
ne pas faire l'objet d'une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez-nous à support@gohot.io. Nous répondrons dans un délai d'un mois (prolongeable de deux mois supplémentaires pour les demandes complexes) et pourrions devoir vérifier votre identité au préalable. L'exercice de vos droits est gratuit dans la plupart des cas.

13. Comment déposer une réclamation

Nous espérons résoudre toute préoccupation directement, aussi vous invitons-nous à nous contacter en premier lieu. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle en matière de protection des données :

en Italie, le Garante per la protezione dei dati personali — garanteprivacy.it ;
au Royaume-Uni, l'Information Commissioner's Office (ICO) — ico.org.uk ;
dans les autres pays de l'UE, votre autorité de contrôle locale.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les évolutions de nos pratiques ou de la loi. La date de « dernière mise à jour » figurant en haut indique sa dernière révision, et la version en vigueur est toujours disponible sur cette page. Lorsque les modifications sont importantes, nous prendrons des mesures raisonnables pour vous en informer.

15. Nous contacter

Pour toute question concernant la présente politique ou vos données personnelles, contactez WEB MARKETING SYSTEM LTD à support@gohot.io, ou par courrier à 16 Whitehall, Londres SW1A 2DY, Royaume-Uni.