প্রাইভেসি পলিসি

1. আমরা কারা

এই প্রাইভেসি পলিসি ব্যাখ্যা করে কীভাবে WEB MARKETING SYSTEM LTD ("HOT", "আমরা" বা "আমাদের") আপনার ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ, ব্যবহার, শেয়ার ও সুরক্ষিত করে যখন আপনি আমাদের ওয়েবসাইট পরিদর্শন করেন, আমাদের সাথে যোগাযোগ করেন, অথবা আমাদের ফর্মের মাধ্যমে কোনো পদের জন্য আবেদন করেন।

আমরা আপনার ব্যক্তিগত তথ্যের ডেটা নিয়ন্ত্রক। যেহেতু আমরা যুক্তরাজ্যে প্রতিষ্ঠিত কিন্তু ইউরোপীয় ইউনিয়নের লোকদের আমাদের পরিষেবা প্রদান করি, তাই এই পলিসি UK GDPR এবং EU General Data Protection Regulation (GDPR) উভয়ের সাথে সঙ্গতি রেখে প্রণীত হয়েছে।

নিয়ন্ত্রক: WEB MARKETING SYSTEM LTD, Company No. 09018864, 16 Whitehall, London SW1A 2DY, যুক্তরাজ্য।

প্রাইভেসি সংক্রান্ত যেকোনো প্রশ্নের জন্য বা আপনার অধিকার প্রয়োগ করতে, আমাদের সাথে support@gohot.io-এ যোগাযোগ করুন। আমরা কোনো ডেটা প্রোটেকশন অফিসার নিয়োগ করিনি; প্রাইভেসি অনুরোধগুলো একই ঠিকানায় আমাদের দল দ্বারা পরিচালিত হয়।

2. এই পলিসি যাদের জন্য প্রযোজ্য

এই পলিসি আমাদের ওয়েবসাইটের দর্শক, যারা আমাদের সাথে যোগাযোগ করেন এমন সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট, এবং যারা আমাদের সাথে কোনো পদের জন্য আবেদন করেন এমন প্রার্থীদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।

3. আমরা যে ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ করি

আপনি যে তথ্য আমাদের দেন

যোগাযোগ ও অনুসন্ধানের তথ্য — নাম, ইমেইল ঠিকানা, ফোন নম্বর, কোম্পানির নাম, পদ এবং কোনো বার্তা বা যোগাযোগ ফর্মে আপনি যা লেখেন।
চাকরির আবেদনের তথ্য — নাম, যোগাযোগের বিবরণ, CV/জীবনবৃত্তান্ত, কর্ম ইতিহাস এবং আপনার আবেদন বা সংযুক্তিতে অন্তর্ভুক্ত যেকোনো তথ্য।
যোগাযোগ — আমাদের সাথে আপনার পত্রালাপের রেকর্ড।

আমরা যে তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংগ্রহ করি

কারিগরি ও ব্যবহারের তথ্য — IP ঠিকানা, ব্রাউজার ও ডিভাইসের ধরন, অপারেটিং সিস্টেম, রেফারিং পৃষ্ঠা, এবং আপনি কীভাবে সাইটের সাথে ইন্টার‌্যাক্ট করেন, যা কুকি ও অনুরূপ প্রযুক্তির মাধ্যমে সংগৃহীত হয় (আমাদের Cookie Policy দেখুন)।

অন্যান্য উৎস থেকে তথ্য

আমাদের মার্কেটিং ও লিড-জেনারেশন কার্যক্রম সমর্থন করতে আমরা জনসাধারণের জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য উৎস (যেমন কোম্পানির ওয়েবসাইট, পেশাদার নেটওয়ার্ক ও ব্যবসায়িক ডিরেক্টরি) এবং বিশ্বস্ত ডেটা সরবরাহকারীদের কাছ থেকেও ব্যবসায়িক-যোগাযোগ তথ্য সংগ্রহ করতে পারি। যখন আমরা তা করি, তথ্যের বিভাগগুলো উপরে তালিকাভুক্ত একই ব্যবসায়িক-যোগাযোগ বিবরণ, এবং GDPR-এর Article 14 অনুসারে আমরা সর্বশেষ এক মাসের মধ্যে, অথবা আপনার সাথে আমাদের প্রথম যোগাযোগে, আপনাকে জানাই।

4. কেন আমরা আপনার তথ্য ব্যবহার করি ও আমাদের আইনি ভিত্তি

আমরা শুধুমাত্র তখনই আপনার ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়া করি যখন আমাদের তা করার একটি বৈধ ভিত্তি থাকে। নিচের সারণিতে প্রতিটি উদ্দেশ্য এবং আমরা যে ভিত্তির উপর নির্ভর করি তা উল্লেখ করা হয়েছে।

উদ্দেশ্য	আইনি ভিত্তি
আপনার অনুসন্ধানের উত্তর দেওয়া এবং আপনার অনুরোধকৃত পরিষেবা প্রদান করা	একটি চুক্তির সম্পাদন বা পূর্ব-চুক্তিমূলক পদক্ষেপ (Art. 6(1)(b))
আমাদের পরিষেবা সম্পর্কে মার্কেটিং যোগাযোগ পাঠানো	আপনার সম্মতি (Art. 6(1)(a)), অথবা B2B সরাসরি মার্কেটিংয়ে আমাদের বৈধ স্বার্থ (Art. 6(1)(f))
সম্ভাব্য ব্যবসায়িক ক্লায়েন্ট সনাক্ত ও যোগাযোগ করা (লিড জেনারেশন)	আমাদের ব্যবসা বৃদ্ধির বৈধ স্বার্থ (Art. 6(1)(f))
চাকরির আবেদন প্রক্রিয়া ও মূল্যায়ন করা	পূর্ব-চুক্তিমূলক পদক্ষেপ (Art. 6(1)(b)) এবং প্রার্থী মূল্যায়নে আমাদের বৈধ স্বার্থ (Art. 6(1)(f))
ভবিষ্যৎ সুযোগের জন্য আপনার বিবরণ সংরক্ষণ করা (ট্যালেন্ট পুল)	আপনার সম্মতি (Art. 6(1)(a))
আমাদের ওয়েবসাইট পরিচালনা, সুরক্ষা, বিশ্লেষণ ও উন্নত করা	একটি নিরাপদ, কার্যকর ওয়েবসাইটে আমাদের বৈধ স্বার্থ (Art. 6(1)(f))
আইনি, কর ও হিসাবরক্ষণ বাধ্যবাধকতা পালন করা এবং আইনি দাবি প্রতিষ্ঠা বা প্রতিরক্ষা করা	আইনি বাধ্যবাধকতা (Art. 6(1)(c)) এবং আমাদের বৈধ স্বার্থ (Art. 6(1)(f))

যেখানে আমরা বৈধ স্বার্থের উপর নির্ভর করি, সেই স্বার্থগুলো হলো আমাদের ব্যবসা বৃদ্ধি, অন্য ব্যবসাগুলোর কাছে আমাদের পরিষেবার মার্কেটিং, আমাদের ওয়েবসাইট নিরাপদ রাখা এবং আমাদের প্রস্তাব উন্নত করা; আমরা সেগুলোকে আপনার অধিকারের সাথে ভারসাম্য রাখি এবং আপনি যেকোনো সময় আপত্তি জানাতে পারেন। যেখানে আমরা সম্মতির উপর নির্ভর করি, আপনি ইতিমধ্যে সম্পাদিত প্রক্রিয়াকরণকে প্রভাবিত না করে যেকোনো সময় তা প্রত্যাহার করতে পারেন।

5. মার্কেটিং যোগাযোগ

আমরা শুধুমাত্র সেখানেই মার্কেটিং পাঠাই যেখানে আইন অনুমতি দেয় — হয় আপনার সম্মতিতে অথবা, ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য, আমাদের বৈধ স্বার্থের ভিত্তিতে। প্রতিটি মার্কেটিং বার্তায় আনসাবস্ক্রাইব করার একটি সহজ উপায় থাকে, এবং আপনি যেকোনো সময় support@gohot.io-এ ইমেইল করে অপ্ট আউট করতে পারেন। সরাসরি মার্কেটিংয়ে আপত্তি জানানোর আপনার একটি পরম অধিকার রয়েছে।

6. স্বয়ংক্রিয় সিদ্ধান্ত গ্রহণ ও AI

আমরা অনুসন্ধানগুলোকে অগ্রাধিকার দিতে (উদাহরণস্বরূপ, একটি লিড কতটা প্রাসঙ্গিক হতে পারে তা স্কোর করা) এবং চাকরির আবেদন পর্যালোচনায় সহায়তা করতে AI-সহায়ক সরঞ্জাম ব্যবহার করি। এই সরঞ্জামগুলো শুধুমাত্র সহায়ক: আমাদের দলের একজন সদস্য ফলাফল পর্যালোচনা করেন, এবং GDPR-এর Article 22-এর অর্থ অনুসারে আমরা কেবলমাত্র স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াকরণের ভিত্তিতে আপনার সম্পর্কে আইনি বা অনুরূপ উল্লেখযোগ্য প্রভাব সৃষ্টিকারী সিদ্ধান্ত গ্রহণ করি না। যদি কখনো এটি পরিবর্তিত হয়, আমরা এই পলিসি হালনাগাদ করব এবং আইন যে সুরক্ষাগুলো প্রয়োজন তা প্রদান করব।

7. আমরা যাদের সাথে আপনার তথ্য শেয়ার করি

আমরা আপনার ব্যক্তিগত তথ্য বিক্রি করি না। আমরা এটি শুধুমাত্র এদের সাথে শেয়ার করি:

পরিষেবা সরবরাহকারী (প্রসেসর) যারা আমাদের ব্যবসা পরিচালনায় সহায়তা করে — যেমন ওয়েবসাইট হোস্টিং, ইমেইল ডেলিভারি, মার্কেটিং-অটোমেশন ও ওয়ার্কফ্লো সরঞ্জাম, কাস্টমার-রিলেশনশিপ ও অ্যানালিটিক্স সরবরাহকারী — যারা একটি ডেটা-প্রক্রিয়াকরণ চুক্তির অধীনে আমাদের নির্দেশনা অনুযায়ী কাজ করে।
পেশাদার উপদেষ্টা যেমন আইনজীবী, হিসাবরক্ষক ও বীমাকারী, যেখানে প্রয়োজন।
কর্তৃপক্ষ বা তৃতীয় পক্ষ যেখানে আইন দ্বারা আমরা বাধ্য, অথবা আইনি দাবি প্রতিষ্ঠা, প্রয়োগ বা প্রতিরক্ষা করতে।

আমরা যেসব প্রধান তৃতীয়-পক্ষ সরবরাহকারীর উপর নির্ভর করি, যারা সকলেই একটি ডেটা-প্রক্রিয়াকরণ চুক্তির অধীনে কাজ করে, সেগুলো হলো:

সরবরাহকারী	তারা কী করে	তথ্য কোথায় যেতে পারে
ওয়েবসাইট হোস্টিং (যেমন Vercel)	এই ওয়েবসাইট হোস্টিং ও নিরাপদে পরিবেশন করা	EU / US (সুরক্ষা সহ)
Sendy ও Elastic Email	ইমেইল, নিউজলেটার ও অটোরেসপন্ডার পাঠানো এবং সাবস্ক্রিপশন পরিচালনা করা	EU / US (সুরক্ষা সহ)
n8n (ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন)	আপনার ফর্ম জমাগুলো আমাদের সিস্টেমে রাউটিং ও প্রক্রিয়া করা	EU
Google Analytics 4	সমষ্টিগত ওয়েবসাইট পরিসংখ্যান তৈরি করা — শুধুমাত্র আপনার সম্মতিতে	US (সুরক্ষা সহ)
Google Ads	বিজ্ঞাপন ও কনভার্সন পরিমাপ করা — শুধুমাত্র আপনার সম্মতিতে	US (সুরক্ষা সহ)

আমরা নিয়মিত আমাদের সরবরাহকারীদের পর্যালোচনা করি এবং support@gohot.io-এ অনুরোধে আপনাকে বর্তমান তালিকা দিতে পারি।

8. আন্তর্জাতিক তথ্য স্থানান্তর

আমাদের কিছু সরবরাহকারী যুক্তরাজ্য এবং ইউরোপীয় অর্থনৈতিক অঞ্চলের (EEA) বাইরে অবস্থিত, যার মধ্যে যুক্তরাষ্ট্রও রয়েছে। যখন আমরা আপনার তথ্য বিদেশে স্থানান্তর করি তখন আমরা নিশ্চিত করি যে এটি একটি উপযুক্ত সুরক্ষা দ্বারা সুরক্ষিত, যেমন:

একটি পর্যাপ্ততা সিদ্ধান্ত (উদাহরণস্বরূপ, EU–US এবং UK–US Data Privacy Framework, যেখানে প্রাপক সার্টিফায়েড); অথবা
ইউরোপীয় কমিশন কর্তৃক অনুমোদিত Standard Contractual Clauses, এবং UK International Data Transfer Agreement বা Addendum, প্রয়োজনে অতিরিক্ত ব্যবস্থা সহ।

আপনি support@gohot.io-এ ইমেইল করে প্রাসঙ্গিক সুরক্ষার একটি কপি অনুরোধ করতে পারেন।

9. আমরা কতদিন আপনার তথ্য রাখি

অনুসন্ধান ও লিড তথ্য — যতদিন আমরা আপনার সাথে যোগাযোগে থাকি এবং আমাদের শেষ ইন্টার‌্যাকশনের পর সর্বোচ্চ 24 মাস পর্যন্ত, যদি না আপনি আমাদের আগে এটি মুছে ফেলতে বলেন।
ক্লায়েন্ট ও লেনদেনের রেকর্ড — সম্পর্কের সময়কাল ধরে এবং যতদিন আইন দ্বারা প্রয়োজন (সাধারণত হিসাবরক্ষণ ও করের জন্য 6–7 বছর পর্যন্ত)।
চাকরির আবেদনের তথ্য — নিয়োগ প্রক্রিয়ার পর সর্বোচ্চ 12 মাস পর্যন্ত, তারপর মুছে ফেলা হয়, যদি না আপনি আমাদের ট্যালেন্ট পুলে এটি দীর্ঘতর রাখার জন্য সম্মতি দেন।
মার্কেটিং তথ্য — যতক্ষণ না আপনি সম্মতি প্রত্যাহার করেন বা আনসাবস্ক্রাইব করেন।
সার্ভার লগ — নিরাপত্তা ও সমস্যা সমাধানের জন্য সর্বোচ্চ 30 দিন পর্যন্ত।
সমষ্টিগত অ্যানালিটিক্স — সর্বোচ্চ 26 মাস পর্যন্ত (শুধুমাত্র পরিসংখ্যান, যা আর আপনাকে সনাক্ত করে না)।

যখন তথ্যের আর প্রয়োজন থাকে না তখন আমরা নিরাপদে এটি মুছে ফেলি বা বেনামি করি।

10. আমরা কীভাবে আপনার তথ্য সুরক্ষিত রাখি

আমরা উপযুক্ত কারিগরি ও সাংগঠনিক ব্যবস্থা প্রয়োগ করি — যার মধ্যে রয়েছে স্থানান্তরের সময় এনক্রিপশন, অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ এবং যাচাইকৃত সরবরাহকারীদের ব্যবহার — আপনার ব্যক্তিগত তথ্যকে ক্ষতি, অপব্যবহার ও অননুমোদিত অ্যাক্সেস থেকে রক্ষা করতে। ইন্টারনেটে সংক্রমণের কোনো পদ্ধতি সম্পূর্ণ নিরাপদ নয়, তবে আমরা আপনার তথ্য রক্ষা করতে কাজ করি এবং নিয়মিত আমাদের ব্যবস্থা পর্যালোচনা করি।

11. শিশুদের তথ্য

আমাদের ওয়েবসাইট ও পরিষেবা ব্যবসা ও পেশাদারদের জন্য উদ্দিষ্ট এবং শিশুদের লক্ষ্য করে নয়। আমরা জেনেশুনে 16 বছরের কম বয়সী কারো (অথবা আপনার দেশের নির্ধারিত সর্বনিম্ন বয়স) কাছ থেকে ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ করি না। যদি আপনি মনে করেন কোনো শিশু আমাদের ব্যক্তিগত তথ্য দিয়েছে, অনুগ্রহ করে আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন এবং আমরা তা মুছে ফেলব।

12. আপনার অধিকার

GDPR এবং UK GDPR-এর অধীনে আপনার অধিকার রয়েছে:

আমরা কীভাবে আপনার তথ্য ব্যবহার করি সে সম্পর্কে অবহিত হওয়া (এই পলিসি);
আমাদের কাছে থাকা আপনার ব্যক্তিগত তথ্য অ্যাক্সেস করা;
ভুল তথ্য সংশোধন করানো;
আপনার তথ্য মুছে ফেলা ("বিস্মৃত হওয়ার অধিকার");
আমরা কীভাবে আপনার তথ্য ব্যবহার করি তা সীমাবদ্ধ করা;
আমাদের প্রক্রিয়াকরণে আপত্তি জানানো, সরাসরি মার্কেটিংয়ে আপত্তি জানানোর পরম অধিকার সহ;
একটি বহনযোগ্য ফরম্যাটে আপনার তথ্য গ্রহণ করা (ডেটা পোর্টেবিলিটি);
যেখানে আমরা এর উপর নির্ভর করি, যেকোনো সময় সম্মতি প্রত্যাহার করা;
কেবলমাত্র স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াকরণের ভিত্তিতে আইনি বা অনুরূপ উল্লেখযোগ্য প্রভাব সৃষ্টিকারী সিদ্ধান্তের অধীন না হওয়া।

এই অধিকারগুলোর যেকোনোটি প্রয়োগ করতে, আমাদের support@gohot.io-এ ইমেইল করুন। আমরা এক মাসের মধ্যে উত্তর দেব (জটিল অনুরোধের জন্য আরও দুই মাস পর্যন্ত বর্ধনযোগ্য) এবং প্রথমে আপনার পরিচয় যাচাই করার প্রয়োজন হতে পারে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে আপনার অধিকার প্রয়োগ করা বিনামূল্যে।

13. কীভাবে অভিযোগ করবেন

আমরা যেকোনো উদ্বেগ সরাসরি সমাধান করার আশা করি, তাই অনুগ্রহ করে প্রথমে আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন। আপনার একটি ডেটা-সুরক্ষা তত্ত্বাবধায়ক কর্তৃপক্ষের কাছে অভিযোগ দায়ের করার অধিকারও রয়েছে:

ইতালিতে, Garante per la protezione dei dati personali — garanteprivacy.it;
যুক্তরাজ্যে, Information Commissioner's Office (ICO) — ico.org.uk;
অন্যান্য EU দেশে, আপনার স্থানীয় তত্ত্বাবধায়ক কর্তৃপক্ষ।

14. এই পলিসিতে পরিবর্তন

আমাদের অনুশীলন বা আইনের পরিবর্তন প্রতিফলিত করতে আমরা সময়ে সময়ে এই প্রাইভেসি পলিসি হালনাগাদ করতে পারি। শীর্ষে থাকা "সর্বশেষ হালনাগাদ" তারিখটি দেখায় কখন এটি সর্বশেষ সংশোধিত হয়েছিল, এবং বর্তমান সংস্করণটি সর্বদা এই পৃষ্ঠায় উপলব্ধ। যেখানে পরিবর্তনগুলো উল্লেখযোগ্য, আমরা আপনাকে জানানোর জন্য যুক্তিসঙ্গত পদক্ষেপ নেব।

15. আমাদের সাথে যোগাযোগ

এই পলিসি বা আপনার ব্যক্তিগত তথ্য সম্পর্কে যেকোনো প্রশ্নের জন্য, WEB MARKETING SYSTEM LTD-এর সাথে support@gohot.io-এ, অথবা ডাকযোগে 16 Whitehall, London SW1A 2DY, যুক্তরাজ্যে যোগাযোগ করুন।